사업자 첫 직원 급여, 이것만 알면 된다 — 4대보험·원천세·페이존 실전 정리
월급 250만원 직원 1명의 실제 비용은 277만원 — 두루누리·페이존으로 줄이는 법
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월급 250만원 직원 1명, 사업주 통장에서 실제로 빠지는 돈은 277만원이다
이 글의 핵심 - 월급 250만원 직원 1명의 실제 사업주 부담은 월 277만원 (4대보험 사업주 부담 약 27만원 추가) - 두루누리 조건(10인 미만 + 월급 270만원 미만) 충족 시 월 113,000원 절감, 36개월 최대 407만원 - 근로계약서 당일 작성, 4대보험 취득신고 14일 이내, 두루누리 첫 달 신청 — 이 3가지가 핵심
직원 월급을 250만원으로 정했다. 그런데 4대보험료를 더하면 실제 사업주 지출은 약 277만원이 된다. 27만원이 어디서 나왔는지도 모르는 채 매달 빠져나간다.
처음 직원을 채용하면 이런 비용 계산보다 더 막막한 게 있다. 4대보험 신고는 어디서 하는지, 원천세는 뭔지, 급여명세서는 어떻게 만드는지 — 하나하나 검색하다 보면 반나절이 간다. 그리고 기한을 넘기면 과태료가 나온다. 근로계약서 미작성 벌금 최대 500만원, 4대보험 신고 지연 시 과태료 최대 150만원. 모르고 지나치면 비싸게 치르는 구조다.
이 글에서는 첫 직원 채용 후 해야 할 일을 시간 순서대로 정리하고, 2026년 기준 실비용 시뮬레이션과 두루누리 절감 계산, 페이존·경리나라 비교까지 한 번에 다룬다.
채용 당일~14일, 이것부터 하세요
첫 직원 채용 시 가장 급한 건 두 가지다. 근로계약서와 4대보험 신고.
Day 0 — 근로계약서
채용 당일 근로계약서를 작성하고 직원에게 교부해야 한다. 임금, 근로시간, 휴일, 연차, 근무 장소, 담당 업무를 빠짐없이 적는다. 이걸 안 하면 근로기준법 제17조 위반으로 벌금이 최대 500만원까지 나온다. 정규직이든 아르바이트든 마찬가지다.
Day 1~14 — 4대보험 취득신고
입사일로부터 14일 안에 4대사회보험 정보연계센터에서 자격취득신고를 한다. 직원 주민번호, 급여, 입사일만 입력하면 온라인으로 10분이면 끝난다. 국민연금, 건강보험, 고용보험, 산재보험 4개(이것이 4대보험이다)를 한 번에 처리할 수 있다.
이걸 미루면 어떻게 되나. 식당 사업자 D 씨는 "나중에 하면 되겠지" 하고 6개월을 넘겼다. 결과는 6개월치 보험료 소급 부과에 건강보험 과태료 150만원까지 이중 부담이었다. 14일은 절대 넘기면 안 되는 기한이다.
신고는 마쳤다. 그런데 월급 250만원 주기로 했으면 실제로 사업주 지갑에서 얼마가 나가는지 계산해봤는가?
월급 250만원의 실제 비용 — 사업주 부담 시뮬레이션
2026년 4대보험 요율이 동시에 올랐다. 국민연금은 9.0%에서 9.5%로, 건강보험은 7.09%에서 7.19%로 인상됐다. 사업주와 근로자가 절반씩 나눠 내는 구조니까, 사업주 부담 요율만 따로 정리하면 이렇다.
2026년 기준 — 월급 250만원 직원 1명의 사업주 실질 비용
| 항목 | 요율(사업주) | 월 부담액 |
|---|---|---|
| 국민연금 | 4.75% | 118,750원 |
| 건강보험 | 3.595% | 89,875원 |
| 장기요양보험* | 건보료의 13.14% | 11,810원 |
| 고용보험(실업급여) | 0.9% | 22,500원 |
| 고용안정사업 | 0.25% | 6,250원 |
| 산재보험(평균) | ~0.9% | 22,500원 |
| 합계 | 271,685원 |
*장기요양보험: 건강보험료에 연동해서 부과되며, 65세 이상 어르신 요양 서비스의 재원으로 쓰인다.
월급 250만원에 4대보험 사업주 부담 약 27만원을 더하면 실질 인건비는 월 277만원이다. 연간으로 치면 약 326만원을 보험료로 내는 셈이다.
여기서 두루누리 지원을 받으면 이야기가 달라진다.
두루누리 지원 조건: 직원 10인 미만 + 월급 270만원 미만 사업장이면 신청할 수 있다. 국민연금과 고용보험료의 80%를 정부가 지원해준다. 월급 250만원 기준으로 계산하면 사업주가 절감하는 금액은 월 약 113,000원. 36개월 최대 지원이니까 최대 407만원을 아낄 수 있다.
소형 카페 사업자 A 씨는 직원 입사 당월에 바로 두루누리를 신청했다. 매달 113,000원씩 36개월간 지원받아 총 407만원을 절감했다. 핵심은 타이밍이다. 두루누리는 소급 적용이 안 된다. 신청하기 전 달의 보험료는 지원이 없다. 채용 첫 달에 바로 신청하지 않으면 그 달 보험료는 그냥 날리는 돈이다. 두루누리 사회보험에서 신청 가능하다.
4대보험 신고도 했고 비용도 파악했다. 이제 매달 반복되는 원천세 신고를 어떻게 처리할지 살펴보자.
원천세 신고 — 매달 10일, 아니면 반기 1회
원천세는 직원 급여에서 소득세를 미리 떼서 국세청에 납부하는 것이다. 쉽게 말하면, 직원이 내야 할 세금을 사업주가 대신 걷어서 내는 구조다.
계산 방법은 어렵지 않다. 네이버에서 "원천세계산기"를 검색하거나 홈택스에서 간이세액표(급여별 원천징수 세액을 미리 계산해놓은 국세청 기준표)를 확인하면 된다. 직원 급여와 부양가족 수를 넣으면 원천징수할 소득세가 나온다. 여기에 지방소득세(소득세의 10%)를 더한 게 매달 납부할 금액이다.
신고 기한은 급여 지급 다음 달 10일까지. 홈택스에서 원천징수이행상황신고서(직원 급여에서 원천징수한 소득세를 신고하는 서식)를 제출하면 된다.
그런데 직원이 20명 이하인 사업장이라면 반기 납부를 신청할 수 있다. 매달 10일마다 하던 신고를 반기에 1번으로 줄이는 거다. IT 프리랜서 사업자 B 씨는 직원 3명인데 매달 신고가 부담이어서 6월에 홈택스에서 반기납부를 신청했다. 다음 반기부터 적용되어 연 12회 신고가 2회로 줄었다. 6월 또는 12월에 신청하면 된다.
원천세 신고를 빠뜨리면 가산세가 나온다. 미납세액의 3%에 하루당 2.2/10,000이 붙는다. 그런데 가산세보다 더 뼈아픈 건 따로 있다. 원천세 신고를 안 하면 직원 인건비를 사업 비용으로 인정받지 못한다. 종합소득세 신고 때 비용처리가 안 되면 세금이 확 올라간다. 원천세 신고는 의무이면서 동시에 절세 수단이다.
원천세까지 정리됐다면 급여계산과 명세서 발행은 매달 반복된다. 이걸 자동화해주는 도구가 있다.
페이존 vs 경리나라 — 어떤 도구를 쓸까
직원 급여를 엑셀로 관리하면 요율이 바뀔 때마다 수정해야 하고, 계산 실수가 나기 쉽다. 급여관리 도구를 쓰면 4대보험 자동계산, 원천세 자동계산, 급여명세서 원클릭 생성까지 된다. 대표적인 두 서비스를 비교해봤다.
직원 5인 미만이면 페이존 무료, 회계까지 필요하면 경리나라
| 항목 | 페이존 | 경리나라 |
|---|---|---|
| 특화 영역 | 급여관리 전문 | 세무·회계·급여 통합 |
| 무료 요금제 | 5인 미만 전 기능 무료 | 일부 기능 무료 체험 |
| 유료 가격 | 5인 이상 유료 전환 | 인사급여 월 5만원~ |
| 주요 기능 | 급여계산, 원천세, 4대보험, 명세서, 급여이체 | 세금계산서, 급여, 회계전표, 재무제표, 부가세 |
| 홈택스 연동 | 원천세 자동 연계 | 국세청 연계 |
| 추천 대상 | 직원 1~5명, 급여만 관리 | 세금계산서+회계까지 통합 필요 |
소매업 사업자 C 씨는 직원 2명인데 매달 급여계산, 원천세 계산, 명세서 작성에 3~4시간을 쓰고 있었다. 페이존 무료 요금제로 전환한 뒤 월 1시간 미만으로 줄었다. 5인 미만이라 비용은 0원이다.
반대로 세금계산서 발행이나 회계장부까지 한 곳에서 처리하고 싶다면 경리나라가 맞다. 월 5만원이 부담될 수 있지만, 세무사 없이 부가세 신고까지 자체 처리하려는 사업장이라면 투자 대비 효율이 있다. 방문 교육 서비스도 제공한다.
정리하면 이렇다. 직원 1~5명 + 급여만 관리 → 페이존 무료로 시작. 세금계산서·회계까지 통합 → 경리나라.
도구를 골랐다면, 처음 세팅할 때 놓치기 쉬운 것들만 정리해두면 끝이다.
자주 하는 실수 — 과태료 금액까지
모르고 지나쳤다가 뒤늦게 통보받는 항목들이다. 한 번만 확인하면 영구 방어가 된다.
| 실수 | 제재 |
|---|---|
| 근로계약서 미작성 | 벌금 최대 500만원 |
| 4대보험 14일 내 미신고 | 보험료 소급 + 과태료 최대 150만원 |
| 급여대장 미작성 | 과태료 최대 500만원 |
| 임금명세서 미교부 | 과태료 최대 500만원 |
| 원천세 미신고 | 가산세 + 인건비 비용처리 불가 |
| 두루누리 미신청 | 신청 전 기간 소급 불가 (그 달 보험료 그냥 날림) |
6번째 항목이 가장 억울하다. 과태료가 아니라 "받을 수 있었던 지원금을 못 받는 것"이다. 두루누리는 신청일 이후부터만 적용되니까, 채용 첫 달에 신청하지 않으면 그달 113,000원은 그냥 사라진다.
마무리 — 오늘 할 일 체크리스트
세팅은 처음 한 번이다. 이후엔 매달 1시간이면 끝난다.
지금 바로 확인할 것:
- [ ] 근로계약서 작성·교부 완료했는가
- [ ] 4대사회보험 정보연계센터에서 취득신고 했는가 (입사 14일 이내)
- [ ] 두루누리 신청 가능 여부 확인 (10인 미만 + 월 270만원 미만)
- [ ] 페이존 또는 경리나라 회원가입 (5인 미만이면 페이존 무료)
- [ ] 원천세 반기 납부 신청 여부 검토 (20인 이하 사업장)
두루누리 신청은 하루라도 빠를수록 좋다. 소급이 안 되니까. 세금은 알면 아낄 수 있다.
자주 묻는 질문
Q: 첫 직원 채용 후 4대보험 신고는 언제까지 해야 하나요? A: 입사일로부터 14일 이내에 4대사회보험 정보연계센터에서 자격취득신고를 완료해야 합니다. 14일을 넘기면 보험료가 소급 부과되고, 건강보험 미가입 상태가 지속될 경우 최대 150만원의 과태료가 부과될 수 있습니다. 온라인으로 10분이면 처리할 수 있으니 채용 당일 또는 익일에 바로 신고하는 것이 가장 안전합니다.
Q: 두루누리 지원을 받으면 실제로 얼마나 절감되나요? A: 월급 250만원 기준으로 사업주는 월 약 113,000원을 절감할 수 있습니다. 국민연금 사업주 부담분(118,750원)의 80%와 고용보험 사업주 부담분(22,500원)의 80%를 합산한 금액입니다. 최대 36개월 지원이므로 한 직원당 총 407만원까지 아낄 수 있으며, 소급 적용이 안 되므로 채용 첫 달에 바로 신청해야 합니다.
Q: 원천세를 매달 신고하기 번거로운데 줄이는 방법이 있나요? A: 직전 연도 기준 상시 고용인원 20인 이하 사업장이라면 반기납부를 신청할 수 있습니다. 6월 또는 12월에 홈택스에서 신청하면 다음 반기부터 적용되어 연 12회 신고를 연 2회로 줄일 수 있습니다. 다만 원천세 신고를 아예 하지 않으면 직원 인건비가 사업 비용으로 인정받지 못하므로, 신고 자체를 건너뛰어서는 안 됩니다.
Q: 직원 1~2명인데 급여관리 도구를 꼭 써야 하나요? A: 필수는 아니지만 직원 1~5명이라면 페이존 무료 요금제로 4대보험 자동계산, 원천세 계산, 급여명세서 발행을 자동화할 수 있습니다. 요율이 매년 바뀌는 2026년처럼 변경이 잦은 해에는 엑셀로 직접 관리하면 계산 오류 위험이 높습니다. 비용 없이 시작할 수 있으니 처음부터 도구를 활용하는 편이 유리합니다.
Q: 근로계약서를 안 쓰면 벌금이 얼마나 나오나요? A: 근로기준법 제17조에 따라 최대 500만원의 벌금이 부과됩니다. 정규직뿐 아니라 파트타임, 아르바이트 모두 동일하게 적용됩니다. 임금, 근로시간, 휴일, 연차, 근무 장소, 담당 업무를 명시한 계약서를 작성하고 직원에게 교부(사본 전달)해야 요건을 충족합니다.
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